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檔案整理制度

作者:煤礦安全網(wǎng) 2021-10-09 11:52 來源:煤礦安全網(wǎng) 檔案 檔案整理 整理 制度

根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》的要求,為了做好檔案整理工作,特制定本制度

第一條檔案整理的范圍和目的

檔案整理主要是指檔案部門按照一定的原則和方法,對文書或業(yè)務(wù)部門歸檔的檔案案卷進(jìn)行分類、排列、編號和編目。同時,還要對一些不符合質(zhì)量要求的案卷進(jìn)行必要的加工,以及對收集或接收的零散文件進(jìn)行立卷整理工作,將其內(nèi)容與成卷揭示出來,使可接收的案卷進(jìn)一步系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化,符合科學(xué)管理的要求。

第二條 整理工作內(nèi)容

對收集的零散文件按照規(guī)定和要求進(jìn)行組卷整理,這里的主要內(nèi)容是指對檔案案卷的整理。

1.檔案的分類:根據(jù)檔案的分類方案的各門類和載體,將檔案分成一定的類和屬類,以保證其本身固有的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。

2.檔案編目:是通過一定符號與數(shù)字,按照一定符號與數(shù)字、一定的格式要求,固定分類整理,揭示檔案的內(nèi)容與成分。

第四條整理工作要求

1.分類要求

分類必須遵循檔案的自然形成規(guī)律,根據(jù)企業(yè)職能和形成檔案的情況,對不同種類的檔案應(yīng)采取不同的分類方法,在同一層檔案的分類中采用的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)一致,檔案分類層次不宜過多,一般分二、三層即可。

2.編制分類方案要求

分類方案可用文字或圖表形式表明檔案的類和屬類,方案應(yīng)類別分明、文字簡要、符合規(guī)范和要求,類和屬類之間要能容納本單位全部檔案的內(nèi)容。上位類定要包含它所屬的下位類,各同位之間只能并列、平行、不能交叉重疊。

3.檔案編號要求

檔案號包括:全宗號、目錄號、案卷號和頁(件)號,檔案編制的基本原則是:檔案號要完整;在同一個檔案室內(nèi),全宗號不能重復(fù);同一個全宗內(nèi),目錄號不能重復(fù);同一個案卷目錄內(nèi),案卷號不能重復(fù);同一個案卷內(nèi),頁(件)號不能重復(fù)。編號力求簡明、概括、代字、代號均能表達(dá)一定內(nèi)容。

檔案號的編制結(jié)構(gòu)采用混合制。檔案一級類目統(tǒng)一用漢語拼音字母標(biāo)識,其他均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

4.編制目的要求

檔案人員要按照有關(guān)的規(guī)定根據(jù)需要編制必要的目錄、介紹和索引等檢索工具,并編制檔案資料匯編,為利用者提供便利。

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